بوابة الوصول إلى النجاح التنظيم، وتعليم نفسك

يقول مثل قديم: «إن أهم جزء في عملية التعلم هو أن تعرف أين تجد المعلومة التي تبحث عنها».

في الحقيقة، إن النظام هو أساس تحقيق الفاعلية الشخصية، وهو الأساس الذي تنطلق منه كثير من العادات الرئيسية الأخرى، إن كون الشخص منظمًا يتيح له الاستعداد الجيد؛ الأمر الذي يحسن الإنتاجية بدوره، وبالمثل، فإن كون الشخص منظمًا يساعده أيضًا على الشعور بالسيطرة على الأمور، الأمر الذي يعزز ثقته بنفسه، وسيساعدك تطبيق المبادئ التالية، المتعلقة بالتنظيم في حياتك، على تهيئة نفسك للنجاح في جوانب متنوعة.

لماذا يجد الكثير منا أنفسهم غير منظمين اليوم؟

أولًا، لأن عالمنا اليوم معقد للغاية؛ حيث نمتلك المزيد من الأجهزة، وعلينا المزيد من الفواتير، ولدينا علاقات بالمزيد من الناس، ويوجد المزيد من الأماكن لنذهب إليها.

فبجانب إتاحة الإنترنت والأجهزة عالية التكنولوجيا الأخرى لنا الاضطلاع بمهام معينة بشكل أكثر كفاءة، فإنها قد أضافت أيضًا المزيد من التعقيدات لما كان من الممكن أن يتم ببساطة وفي خطوة واحدة في غير وجودها.

لقد ساهمت سرعة وتيرة العمل والمتعة الوقتية لعصر المعلومات في تقليل قدرتنا على التركيز على مهمة واحدة حتى يتم إنجازها؛ لذا، فإن العديدين مِنَّا ينتهي بهم الحال وهم يشعرون بأنهم غارقون في 80 مشروعًا مختلفًا لم يتم الانتهاء منها، ولا يمكننا أن نلتقط أنفاسنا لإنهاء أيٍّ منها.

لا يعد تنظيم الحياة مهارة فطرية بالنسبة للكثيرين منا؛ وبسبب هذا يتم إنفاق ملايين الدولارات سنويًا على المنتجات والبرامج التي تَعِد بأنها ستساعد الناس على جعلهم منظمين، ومن الصيحات الجديدة في القرن الواحد والعشرين هي (استشارة محترفي التنظيم)، الذين يقدمون أنظمة خاصة للحالات المختلفة التي يعاني منها الأفراد، ولكن هذه الحلول المعقدة للغاية تميل لزيادة المشكلة، كما أنها تستغل أولئك الذين هم في أشد حاجة للمساعدة.

في الواقع، لا توجد حيلة سحرية تجعلك منظمًا، كل ما يتطلبه ذلك هو الرغبة في خلق أنظمة جيدة، والإصرار على أن تلتزم بها، وبإدخال المبادئ التأسيسية التالية إلى حياتك المزدحمة ستتوصل إلى النظام الذي يتمتع به أكثر الأشخاص نجاحًا.

فكر كبيرًا، وابدأ صغيرًا:

اجعل الوظيفة أو المشروع الكبير يبدو صغيرًا بتقسيمه إلى مهام صغيرة الحجم يمكن إدارتها، اصنع قائمة وضع الهدف النهائي أعلاها، ثم سجل الخطوات التي يتضمنها تحقيق الهدف، ضع خطًا تحت كل خطوة من الخطوات حينما تنتهي منها، وقبل حتى أن تدرك ذلك ستجد أنك أنهيت عملك، فمن خلال وضع خريطة طريق واضحة إلى هدفك يمكنك أن تقلل الشعور بالارتباك الذي يجعلك تقول لنفسك: «من أين أبدأ؟»، أو «ماذا أفعل بعد ذلك؟»، كلما كنت بصدد أحد المشروعات الكبيرة.

خصص مكانًا معينًا لكل شيء، وضع كل شيء في مكانه:

الفوضى هي العائق الأكبر أمام تحقيق النظام؛ لذا خذ الوقت الكافي في وضع كل شيء في مكتبك وبيتك في مكان معين، وبهذه الطريقة عندما تذهب لوضع كل شيء في مكانه ستعرف بالضبط إلى أين تنتمي هذه الأشياء، قم بزيادة المساحات الضيقة من خلال استخدام الأرفف ذات المستويات، ودولاب الإيداع، والحاويات التنظيمية الأخرى.

تجنب إلقاء الأشياء في الزوايا أو في كومات؛ حيث إن ذلك يسهل نسيانها.

أسِّس لنظام حفظ منطقي واستخدمه، فإن معرفة أين يمكن أن تجد وثيقة مهمة ستمنعك من إلقاء الأوراق في أرجاء بيتك أو مكتبك بشكل فوضوي.

عندما تكون مشغولًا جدًا تعلم أن تقول «لا» للمشروعات الجديدة:

قل: «لا» عندما يطلب منك تحمل مسئولية جديدة بينما أنت في الحقيقة مشغول للغاية، ولا يمكنك الموافقة على القيام بها، أوضح للطالب أن جدول أعمالك ممتلئ، وأن التزاماتك الأخرى ستمنعك من القيام بالعمل بالجودة التي ترضى عنها؛ حيث يعد تحمل مسئولية ما يزيد على طاقتك طريقة مؤكدة لتصبح مشتت العقل وغير منظم، وتهدد بأن تحطم سمعتك في القيام بعمل جيد؛ لذلك اطلب أن يتم إدراجك في مشروعات مستقبلية، واشكر الشخص على ثقته في قدراتك.

حدد أولويات المهام اليومية من خلال عمل قوائم، قوائم، قوائم!

يمكن إدارة كل من حياتك العملية والشخصية من خلال ترتيب المهام اليومية من حيث الأولوية، وذلك بكتابتها بالترتيب وفقًا لأهميتها، قبل أن ترحل من العمل في المساء، قم بعمل قائمة بالأشياء التي يجب أن تعمل عليها في اليوم التالي، وبالمثل، في كل صباح قبل أن ترحل من المنزل إلى العمل قم بعمل قائمة بالمهام المنزلية التي يجب عليك فعلها عندما تعود إلى المنزل.

احتفظ بهذه القوائم في مذكرة صغيرة تحملها معك دومًا؛ بهذه الطريقة عندما تطرأ مهمة في رأسك يمكنك أن تكتبها في مذكرتك قبل أن تنساها.

نظف مكان عملك لتريح عقلك:

كانت المحامية (فلورنس آر كينيدي) تقول لعملائها: «لا تُعانِ، نظم».

في الحقيقة، إن استغراق الوقت في تنظيم مكتبك، أو أي مكان آخر تعمل فيه، سيوفر عليك ساعات من الإحباط؛ لذلك استغرق بضع دقائق يوميًا لتنظيم رسائلك الإلكترونية، وحفظ الوثائق، وإلقاء القمامة والأشياء الأخرى لتنظيف مكتبك.

ضع نظامًا لتنظيم الأواني أو القدور، أو الأدوات، أو الأجهزة الأخرى حتى تستطيع العثور على ما تريد بسرعة؛ فبذلك ستقدر الشعور بالانتعاش الذي يمنحك إياه مكان العمل النظيف، وستقفز على الفور إلى العمل، بدلًا من أن تخرج عن مسارك بسبب الانشغال بأمور التنظيم الأولية.

فوض المهام إلى من يستطيع إنجازها:

تحدث نائب ولاية نورث داكوتا (بايرون دورجان) ذات مرة بهذه الملاحظة المرحة: «عندما تكون في موقع المسئولية تفكر جيدًا، وعندما تكون في أزمة فوّض، وعندما تكون في موضع شك تمتم بكلام غير واضح».

في الحقيقة، من سمات الشخص الناجح معرفة أنه يمكنه القيام بكل المهام بمفرده، وبدلًا من ذلك عليه تفويض المهام لآخرين يثق في قدراتهم.

إن تعلم مشاركة المسئوليات يعد خطوة رئيسية لتصبح منظمًا، ويمنع تحميل نفسك ما لا تطيق، وتعد أهمية معرفة زمن إنهاء المشروع كله بمفردك مثل أهمية معرفة متى يتوجب عليك تفويض بعض المهام للآخرين.

جمِّع الأنشطة المتشابهة معًا لتمنع التداخل:

قم بعمل قائمة بالمشاوير التي تحتاج إلى القيام بها قبل أن تغادر المنزل، واعمل عليها في الرحلة نفسها، قم بزيادة وقتك من خلال وضع خارطة طريق لهذه المهام، منظمًا إياها وفقًا لقربها من بعضها البعض، واضعًا في الاعتبار الازدحام المروري والعوائق الأخرى.

وبالمثل، نظف المنزل أثناء قيامك بغسيل الملابس، وقم بتصوير الأوراق خلال إرسال فاكس، وتنزيل ملفات من الإنترنت بينما ترد على البريد الإلكتروني؛ فبذلك سيمنعك تجميع الأنشطة معًا من القيام برحلات لا ضرورة لها وتضييع الوقت.

يمكنك الاستفادة من المفكرات ونماذج التخطيط اليومية فقط إذا استخدمتها:

حدد كل المواعيد أو الالتزامات من خلال تحديث مفكرتك ونموذج التخطيط اليومي دائمًا، في اللحظة التي تتجسد أمامك مهمة جديدة سجلها! تأكد من أن تخصص مقدارًا كافيًا من الوقت للعمل على كل مهمة، وأثناء تسجيلك للمواعيد ضع في الاعتبار الوقت المستغرق في التنقلات.

خصص وقتًا أسبوعيًا لاستعراض الأحداث المتوقع حدوثها خلال الأسبوع القادم، حتى لا تكون هناك مفاجآت؛ فبذلك ستساعدك معرفة المهام والاجتماعات والمواعيد النهائية الوشيكة على مواجهة أحداث الأسبوع القادم بأعصاب هادئة وتفكير عقلاني.

لا تبدأ مهمة إلا عندما تكون مستعدًّا بالفعل لإنهائها:

نحن نميل جميعًا إلى بدء أنشطة على أمل تحقيقها، ولكن يتشتت انتباهنا عنها قبل أن ننهيها؛ لذلك أحسن استغلال وقتك من خلال بدء المهمة فقط عندما يكون لديك الوقت الكافي لإنهائها.

تجنب قراءة الرسائل الإلكترونية المشار إليها أنه لم يتم قراءتها حتى يأتي الوقت الذي تستطيع فيه التركيز فيها بشكل كامل.

لا تقم أبدًا ببدء مشروع إلا عندما تكون مستعدًّا بالفعل لإنهائه بالكامل.

اجعل الأشياء التي تستخدمها باستمرار في متناول يديك:

يقضي الإنسان العادي 6 أسابيع سنويًا في البحث عن الأشياء التي وضعها في مكان خاطئ، ولتقليل الوقت الذي تضيعه في البحث عن الأشياء اسأل نفسك: «ما الذي أستخدمه بشكل يومي؟»، اجمع هذه الأشياء التي تستخدمها بشكل يومي وضعها في مكان من السهل الوصول إليه على حامل ملائم أو داخل درج؛ لأن الحاجة إلى البحث عن قلم وورقة أثناء التحدث عبر الهاتف تسبب لحظات فوضى نحن في غنى عنها.

إن كونك منظمًا يعني أنك تمتلك أدوات جاهزة للاستخدام في اللحظة التي تحتاج إليها فيها.

تعليم نفسك:

يعد التعليم من الأمور الحتمية لتصبح شخصًا فعالًا للغاية؛ فأولئك الذين لديهم المعرفة تزداد احتمالات تحقيقهم النجاح على المستوى المهني والاجتماعي والشخصي، ومن المرجح أن يصبح أولئك الذين يثقفون أنفسهم بالقراءة عن الثقافات والأديان والدول المختلفة مديرين أفضل لقطاع كبير متنوع من الموظفين، وبالمثل، فإن أولئك المواكبين لآخر الأخبار يستطيعون اتخاذ قرارات عملية مستنيرة في العمل.

في الحقيقة، إن تعليم نفسك سيقطع بك شوطًا طويلًا تجاه النجاح في كل مناحي الحياة.

يتيح لك تعليم نفسك القيام باستمرار بتحديث (بنك معرفتك)، أو كمية المعلومات التي تمتلكها عن أي عدد من الموضوعات.

تعد معرفة العديد من الموضوعات أمرًا مهمًّا جدًّا؛ لأنها تزيد من مقدار المواقف والمحادثات التي تستطيع المشاركة فيها؛ فهي مهارة تحتاج إليها من أجل التواصل بنجاح.

يمكن للأشخاص الناجحين التواصل مع المديرين والموظفين، ومع الأشخاص الذين يعملون في الصناعة والأشخاص الذين يعملون خارجها؛ الرياضيين والفنانين الكبار والصغار، ففي الحقيقة، إن مفتاح التواصل مع هذا القطاع العريض المتنوع من الأشخاص هو أن تجد شيئًا للتحدث عنه مع من تريد التحدث إليه؛ لأنك لا تعرف أبدًا متى يمكنك الاستفادة من ذلك المقال الذي قرأته عن هواية صيد الأسماك، أو تلك الدورة التدريبية حول أساسيات المحاسبة في خلق علاقة مهمة مع شخص ما.

إضافة إلى ذلك، فإن الأشخاص الذين يثقفون أنفسهم باستمرار تزداد احتمالات قيامهم بتجربة أشياء جديدة، الأمر الذي يتيح لهم اكتشاف أمور تجعل الحياة أكثر فاعلية وكفاءة، وبشكل خاص، فإن الأشخاص الذين يجعلون تعليم الكمبيوتر جزءًا من حياتهم من المرجح أكثر أن يتكيفوا مع التغيرات التكنولوجية التي تسهل من المهام الحياتية.

على سبيل المثال، إذا كنت خبيرًا في الإنترنت يمكنك من خلاله أن تدفع فواتيرك، وتشتري الهدايا، وتخطط للرحلات، وتتواصل من خلال البريد الإلكتروني، وتقوم بالبحث حول الموضوعات التي تهتم بها، يمكنك إنجاز كل من هذه المهام في قليل من الوقت الذي كنت ستستغرقه في فعلها بدون الإنترنت، يمكنك حتى أن تستخدم الإنترنت لتعزز تعليمك الرسمي؛ إذا كنت تريد شهادة أو درجة جامعية في مجال معين، فهناك العديد من المعاهد التي تقدم برامج التعليم عن بعد من خلال فصول تعليمية عبر الإنترنت، وغالبًا ما يكون من الممكن الالتحاق بهذه الفصول في أي وقت من اليوم؛ مما يتيح لأكثرنا انشغالًا إدماج التعليم العالي في حياته.

قد يكون من الصعب أن تتابع كل المستجدات في عالم الكمبيوتر في وقتنا الحالي سريع التغير، ولكن هذا يعد من أهم الأشياء التي يمكنك عملها لتجعل نفسك في المقدمة.

إن تثقيف نفسك على العديد من الجبهات المتنوعة سيعزز، بشكل كبير جدًا، من نجاحك المهني والاجتماعي والشخصي.

تُبَيِّنُ المبادئ التالية أهمية جعل التعليم جزءًا مستمرًّا من حياتك؛ لتصل إلى أقصى ما يمكنك الوصول إليه من نجاح وفاعلية.

كن قارئًا نهمًا:

تضمن لك القراءة حياة متواصلة من التعليم، وأيًا كان الموضوع الذي ستقرؤه فالقراءة في حد ذاتها تعرضك لعدد وافر من الأفكار، الأمر الذي بدوره يتيح لك المشاركة في العديد من المحادثات والمواقف، وكلا الأمرين مهمان جدًا لتصبح شخصًا ناجحًا، ويمكنك قراءة الكتب الأدبية وغير الأدبية، فكلاهما يساعد على النجاح، قراءة الكتب غير الأدبية تجعلك مطلعًا على موضوعات وأحداث العالم، بينما قراءة الكتب الأدبية تحفز خيالك؛ لذلك، احرص على القراءة يوميًا، واحتفظ دائمًا بمجلة أو كتاب في يدك لتقرأه عند انتظارك لموعد ما، انضم إلى، أو أنشئ، ناديًا للكتاب، والأهم من كل ذلك اجعل القراءة ممتعة من خلال قراءة الموضوعات التي تهمك بطبيعتها.

حسِّن مفرداتك:

يحكم الناس على الأشخاص من خلال الكلمات التي يستخدمونها للتعبير عن أنفسهم، إذا كنت تستخدم كلمات بسيطة أو أخطأت في نطق الكلمات فإن الناس سينظرون إليك على أنك شخص بسيط غير متعلم.

على الجانب الآخر، إذا كنت تستخدم كلمات معقدة سيشعر الناس أنك تحاول أن تبدو أكثر ذكاءً مما أنت عليه في الحقيقة؛ لذا، لكي تكون فعالًا يجب أن تكون لديك حصيلة مفردات قوية، اشترك في موقع إلكتروني يرسل لك كلمة جديدة يوميًا، أو اشتر روزنامة مكتوبًا على كل يوم منها كلمة جديدة، اكتب الكلمات التي لا تعرفها واحفظها، فكما قال (وينستون تشرشل) ذات مرة: «الكلمة الجيدة ستظل في خدمتك طوال حياتك».

كن مواكبًا لأحدث الصيحات:

في كل يوم تحدث تطورات في كافة الصناعات، ومن المتطلبات الرئيسية لتصبح شخصًا فعالًا هي ألا تسمح لنفسك بالتخلف عن متابعة أحدث المستجدات؛ تصفح الجرائد ومجلات الصناعة والإنترنت لتصبح مواكبًا لآخر الصيحات في الصناعة التي تعمل بها، استقبل تنبيهات على هاتفك المحمول، واشترك في خدمة النشرات الإخبارية الإلكترونية والرسائل الصوتية المتعلقة بمجالك، واستمع إلى النشرات التليفزيونية، ومن خلال مواكبة آخر التطورات، من المرجح أن تصبح خبيرًا قويًّا في مجالك.

تعرف على الثقافات الأخرى:

في مجتمعنا متعدد الثقافات يتم اعتبار غير المتآلفين مع الثقافات الأخرى جهلة؛ لذا فالشعور بالراحة مع الأشخاص المختلفين عنك مهارة مهمة يجب تنميتها.

إن كانت الموارد متاحة لك فإن السفر يعد طريقة ممتازة للتعرف على الثقافات الأخرى، وإن لم تكن متاحة لك فيمكنك البحث في الكتب أو من خلال الإنترنت حول الديانات والبلاد المختلفة، جرب تناول الطعام في مطاعم أجنبية، ومن خلال تعريف نفسك بشعوب وعادات ومعتقدات جديدة فإنك تتيح لنفسك فرصة التعرف على أفكار وآفاق جديدة، وسيساعدك هذا على العمل مع مجموعة متنوعة من الشعوب المختلفة، واكتساب معرفة أفضل عن الجماهير التي قد تواجهها.

ابحث عن برامج التطوير المهني:

ليس من اللازم أن يتم الحصول على التعليم في صورة شهادة رسمية، في الحقيقة، تنتج معظم التدريبات والمعرفة المتعلقة بالعمل من الحياة العلمية أكثر منها من الدروس التي يتم دراستها في قاعات المدرسة، ربما تقدم مؤسستك برامج التطوير المهني، أو تعقد أحداثًا ذات صلة بمجالك؛ مثل المؤتمرات؛ لذا حاول الاستفادة من هذه الفرص متى استطعت ذلك، حيث إنك تتعرف على المهارات التي تتطلبها الصناعة التي تعمل بها، الأمر الذي بدوره يساعدك على التقدم في مجال عملك.

إن أخذك زمام المبادرة لتطوير مهاراتك، من خلال برامج التطوير المهني، سيساهم في وضع حياتك المهنية على المسار السريع للنجاح.

احصل على درجة أعلى:

التعليم شيء مجزٍ، لا شك في هذا، إن أكثر الطرق المؤكدة للحصول على المزيد من المال هي أن تحصل على درجة أعلى، في عام 2003 كان متوسط ربح الموظف الحاصل على الشهادة الثانوية، الذي يعمل بدوام كامل، 30000 دولار، بينما كان متوسط ربح الموظف الحاصل على شهادة جامعية، درس خلالها لأربعة أعوام بعد الثانوية، 49000 دولار، وكان متوسط ربح الموظف الحاصل على درجة الماجستير أكثر من 60000 دولار، فعلى الرغم من أن تكلفة الجامعات والبرامج المهنية ترتفع كل عام، إلا أن الاستثمار في مستقبلك يستحق ذلك، وكما قال الكاتب الفكاهي (آندي ماكينتاير) مازحًا ذات مرة: «إذا كنت تعتقد أن التعليم غالٍ فجرب الجهل».

تعلم كيف تكتب بشكل مقنع:

إن من يستطيعون الكتابة بشكل جيد يعدون من أكثر الأشخاص نجاحًا على كوكب الأرض، وتعد الكتابة المقنعة مهارة مهمة للغاية، يجب على الأشخاص الناجحين تطويرها؛ لأنهم أحيانًا يحتاجون إلى إقناع الآخرين بوجهة نظرهم.

سيتيح لك كونك قادرًا على الكتابة بشكل مقنع كتابة خطابات مقنعة، وأن تقدم بنجاح أفكارًا جديدة في تقارير جذابة؛ لذا تدرب على جعل كتاباتك جيدة من خلال تخصيص 15 دقيقة يوميًا تسمح خلالها لكلماتك بالتدفق، لا تقلق في البداية حول إنتاج أعمال أدبية عظيمة، وسيساعد كونك كاتبًا جيدًا بشكل رائع للغاية على تطوير قدرتك على الإبداع والتواصل ومهارات التفكير في الأوقات الحرجة.

اعثر على معلم:

يُعرِّف المثل القديم المعلم بأنه «شخص يمكن أن تصبح خبراته السابقة مصدرًا لأفكارك المستقبلية».

في الحقيقة، يعد العثور على شخص مر بنجاح من الطريق الذي تطمح فيه أمرًا لا يقدر بثمن، فأثناء مرورك بتحديات ومواقف نجاح وفشل سيكون هذا المعلم إلى جوارك ينصحك ويحفزك ويحتفي بك.

عند اختيارك لمعلم اختر شخصًا ما تحترمه، ويفضل أن تكون لديه نفس اهتماماتك وأهدافك، وإذا كنت تجد صعوبة في اختيار معلم فانظر في علاقاتك المهنية الحالية؛ ابحث في دليل الخريجين أو انظر ما إذا كان يوجد في المؤسسات المحلية شخص يعمل في مجال صناعتك يمكنك أن تتخذه قدوة، حينما تجد معلمك فاسمح له بأن يحولك إلى شخص ناجح وفعال.

كن معلمًا:

تعد مشاركة حكمتك ومعرفتك مع شخص يبدأ حياته طريقة ممتازة لتعزيز معرفتك الحالية، والأكثر من هذا يساعدك التصرف كمعلم على تنمية مهاراتك في مجال خبرتك باستمرار.

إننا أحيانًا ما نعلق في مجالات عملنا حتى إننا لا نستطيع رؤية الصورة الكبيرة والهدف مما نفعله، ومع ذلك، فإن العمل كمعلم يمكن أن يمنحنا منظورًا جديدًا، حيث إنه يتطلب منك التعبير عن أفكار لم تعبر عنها من قبل، وحتى إذا كنت تشعر بالسأم من مجال عملك، فإن الحماس الذي تحصل عليه من الشخص الذي تعلمه سيكون بمثابة وسيلة تذكير إيجابية بالسبب الذي اخترت من أجله السير في هذا الطريق من الأساس.

اجعل المسافة التي تقطعها إلى العمل هي فصلك الدراسي:

يقدر متوسط الفترة الزمنية التي نقضيها في الطريق ذهابًا وإيابًا من العمل بما يقارب ساعة يوميًا، يضيع العديدون منا هذه الفترة في الشعور بالإحباط من الازدحام المروري، أو محاولة منع الناس من التقدم في طريقنا، وبدلًا من ضياع ساعة من يومك، اجعل هذه المسافة فصلك الدراسي؛ استخدم مسجل السيارة، أو جهاز الاستماع، أو الآي بود للاستماع إلى كتب صوتية، أو رسائل صوتية، أو حوارات مع الأشخاص الذين تعجبهم، وعاجلًا أم آجلًا لن تبقى المسافة من وإلى العمل ذلك الأمر الذي كنت تكرهه ويصيبك بالتوتر؛ بل سيصبح شيئًا تتمنى أن يدوم لدقيقتين إضافيتين.

_______________

موقع: مهارات النجاح للتنمية البشرية