مراحل تنظيم الاجتماعات

تمثل الاجتماعات واحدة من أفضل الوسائل لإشراك الجماعة في مجريات الأمور، لكي تحقق الاجتماعات الهدف منها دون إهدار الوقت والجهد، ولا بد لها من التخطيط المسبق، فالتخطيط يمثل حجر الزاوية للاجتماعات

الناجحة، حيث يحدد المسار الصحيح لها، وبدونه يتعرض الاجتماع للعشوائية والفشل.

 

فالتخطيط يعني إقرار الفكر بالقرار في اختيار بدائل من عدة بدائل متاحة لتحقيق الأهداف المطلوبة؛ وترجع أهمية التخطيط للاجتماع إلى كونه:

 

1. يبرز الأهداف بصورة واضحة كي يتسنى توجيه جهود الأعضاء في الطريق الصحيح، والاستغلال الأمثل للجهود والإمكانات البشرية والمادية.

 

2. تحديد الاحتياجات اللازمة مسبقًا، وذلك يساعد على رفع كفاءة الاجتماع ويزيد فاعليته.

 

3. تجميع المعلومات والحقائق الضرورية لوضع خطة الاجتماع المتمثلة في جدول الأعمال، وتحديد أولويات لجدول الأعمال والوقت المخصص لكل بند من بنوده، وترجع أهمية هذه الخطوة في أنها تساعد على منع أهداف الاجتماع من الانحراف.

 

4. إجراء المتابعة والتقويم للاجتماع في ضوء الأهداف المحددة وما يتم إنجازه، وحصر الأعمال غير المنتهية والتي على أساسها يمكن تجنب الأخطاء عند عقد الاجتماعات المقبلة، لذا يساعد التخطيط على الصورة النهائية التي ينبغي أن يكون عليها الاجتماع.

 

والاجتماعات تمر عادة بعدة مراحل:

 

أولًا: ما قبل الاجتماع:

يتوقف نجاح أو فشل الاجتماع غالبًا على مقدار التخطيط و التحضير لعقده، والتي تتمثل فيما يلي:

 

1. تحدد الهدف من وراء الاجتماع وما المراد تحقيقه.

 

2. اختيار أفضل الأوقات، فقد تفشل بعض الاجتماعات بسبب انعقادها بعد زمن طويل من وقوع الحدث المعني.

 

3. اختيار المشاركين، كقاعدة عامة اجعل عدد الاجتماعات أقل ما يمكن:

 

- إذا كنت تريد حل مشكلة، فأنت بحاجة إلى من لديهم المعرفة اللازمة.

- إذا كنت تريد اتخاذ قرار، فأنت بحاجة إلى إشراك من تقع عليهم مسئولية تنفيذ القرار.

- إذا كنت تريد توصيل معلومات، حدد من ينبغي عليه الإحاطة بهذه المعلومات.

- أما إذا كان الاجتماع بغرض المناقشة فحدد من سيتأثر ومن يستطيع الإسهام في هذه المناقشة، بعد تحديد من ينبغي حضوره وجه لكل منهم دعوة واضحة ومحددة لحضور هذا الاجتماع قبل انعقاده بوقت كاف، ويحبذ إرفاق خارطة تحدد الموقع بوضوح ووقت الاجتماع وجدول الأعمال.

 

4. إعداد جدول الأعمال: وهو عبارة عن قائمة تتضمن كافة الموضوعات التي ستبحث وتناقش خلال الاجتماع وذلك لاتخاذ القرارات والتوصيات بشأنها، وهو يتضمن عادة بنودًا من جدول الأعمال السابق تحت عنوان أعمال غير منتهية.

 

لذا لابد من مراعاة النقاط التالية عند إعداده:

 

- تحديد أعداد المشاركين وعنوان الاجتماع.

- تحديد مكان الاجتماع وتاريخ بدئه وانتهائه.

- تحديد الموضوعات التي ستناقش في الاجتماع في شكل نقاط وعناصر مختصرة.

- يجب أن يكون عدد الموضوعات متناسقًا مع الوقت المحدد.

- ترتيب موضوعات جدول الأعمال حسب الأهمية.

- الرجوع إلى محاضر الاجتماعات السابقة للتأكد من أن هناك موضوعات لم تستكمل مناقشتها؛ لإدراجها في جدول الأعمال.

- تقليل عدد الوثائق الرسمية قدر الإمكان وتوزيعها على المشاركين قبل الاجتماع.

- تحديد أسماء المسئولين عن مناقشة كل بند من بنود جدول الأعمال.

 

5- الاستعدادات المادية، وتتمثل فيما يلي:

 

أ- قاعة الاجتماع: إن تجهيز قاعة الاجتماع له تأثير كبير على مدى نجاح أو فشل الاجتماع، حيث أن سلامة التجهيزات تؤثر على خطوط الاتصال بين المشاركين والعلاقات بينهم ومدى تفاعلهم على موضوعات الاجتماع، لذا لا بد من مراعاة الآتي:

 

.أن تكون الطريقة المتبعة لوضع الطاولات والكراسي تؤدي إلى تحقيق أهداف الاجتماع، فقاعات المحاضرات والفصول الدراسية تفي بغرض اجتماعات المناقشة، ولكن في حالة الاجتماعات لحل المشكلات واتخاذ القرارات، فإن المائدة المستديرة تكون أفضل.

 

. وضع التجهيزات السمعية البصرية مبكرًا مع التأكد من سلامة ومعرفة تشغيلها.

. عنصر الدخول والخروج للأعضاء المتأخرين.

 

ب- إعداد ملف الاجتماع: لتنظيم أعمال الاجتماع يفضل تجميع كافة الوثائق اللازمة لكل عضو في ملف خاص يكون من النوع الجيد، ومن أهم ما يجب أن يحتويه:

 

- صورة من جدول الأعمال.

- محضر الاجتماع السابق.

- أسماء الأعضاء الحاضرين والمعتذرين.

- الوثائق الضرورية مع ترقيمها للرجوع إليها أثناء المناقشات.

 

ج- المواد واللوازم الأخرى:

 

- بطاقات التعريف.

- الأدوات المكتبية.

- المرطبات وتحديد فترة الاستراحة.

 

6- أساليب التقويم:

 

يشكل التقييم جزءًا هامًا في عملية النمو والتطور، وينبغي أن تقيم جميع الاجتماعات بغرض تحسين إدارتها في المستقبل، والتي تتمثل في الاستبيان والمقابلة والتقييم الذاتي.

 

ثانيًا: أثناء الاجتماع:

 

تؤثر اتجاهاتك ونشاطاتك كقائد على مناخ الاجتماع، فإما تضيف إلى قيمة الاجتماع أو التقليل من قيمته، فاسع دائمًا إلى تحقيق هدفك في أقل وقت ممكن دون أن تُشعر أي من الأعضاء بأن الفرصة لم تتح له لإبداء رأيه، وأن يترك أعضاء الاجتماع وهم يشعرون بأن شيئًا ذا قيمة قد أنجز، ولكي يتحقق لك ذلك عليك الاهتمام ببعض القواعد الهامة والتي منها.

 

1. الإدارة الفعالة للوقت: يجعل الربع الساعة الأخيرة من الاجتماع بنفس الفاعلية في الربع الساعة الأولى منه.

2. ابدأ الاجتماع في الموعد المحدد تمامًا وإن كان هناك متأخرين.

3. وجه اهتمامك وركز مناقشتك على الغرض الذي من أجله عقد الاجتماع، وانه الاجتماع عندما يتحقق الهدف منه.

4. اترك للأعضاء تحديد الأولويات في جدول الأعمال عندما تلاحظ أن تغطية الموضوعات تتطلب أكثر مما يسمح به وقت الاجتماع، وبناء على هذا التحديد تعادل مناقشة الموضوعات المحددة، فإذا نفذ الوقت تكون قد أنجزت معظم الموضوعات الهامة.

5. اذكر بوضوح الهدف من الاجتماع، ابدأ الاجتماع بشرح وتوضيح الهدف المراد تحقيقه من الاجتماع للقضاء على سوء الفهم الذي قد يؤثر على سلامة الاجتماع.

 

ثالثًا: بعد الاجتماع:

 

لا تنتهي مسئولياتك عندما ينتهي الاجتماع اذ يبقى أمامك ثلاثة أنواع من المسئوليات:

 

1. التقييم: ويتم إما عن طريق توزيع استبيانات أو إجراء مقابلة، والتقييم الذاتي لغرض تحسين فعاليتك كقائد، وتقدير مدى مساهمة المشاركين، ومدى تحقيق الهدف من عقد الاجتماع، كما تحدد السلبيات والملاحظات التي أثرت على عدم نجاحه.

 

2. التلخيص: ويمثل في محضر الاجتماع الذي يتم فيه تلخيص القرارات الصادرة عن الاجتماع التي تم الاتفاق عليها، ويمنع هذا الإجراء اختلاف الآراء حول ما تم الاتفاق عليه مع مرور الوقت، مع ضرورة توقيع الأعضاء على هذا المحضر.

 

3. التصرف: ويمثل في تنفيذ ما تم الاتفاق عليه إذا أن التأجيل يؤدي إلى الإهمال وعدم الجدوى من الاجتماع.

 

المصدر: موقع الكنانة أونلاين.