مفهوم الاجتماعات وأنواعها

إن وجود الاجتماعات في أي مؤسسة يساعد على تبادل الخبرات بين العاملين, فمن خلال الاجتماعات يتم تقديم أحدث وأوضح المعلومات من أوثق المصادر للمسئولين بصورة خاصة وللعاملين عمومًا, و تُعطى الفرصة

للجميع للمشاركة في اتخاذ القرارات، وبالتالي الحماس لتنفيذها وتحمل المسئولية في ذلك, وبالاجتماعات تكرس روح الفريق في العمل الذي لا غنى عنه في الأعمال الكبيرة.

 

أولًا: مفهوم الاجتماعات:

 

عرفت الاجتماعات على أنها: "عبارة عن تجمع شخصين أو اكثر في مكان معين للتداول والتشاور وتبادل الرأي في موضوع معين".

 

كما عرفت أنه: "جمع أو التئام أو حشد من الأفراد للبحث أو اتخاذ قرار بشأن أمر أو أمور معينة".

 

ونلجأ إليها عندما نرغب في أفضل الحلول للمشكلات، وتقوم على مفهوم العمل الجماعي المتعاضد الذي مؤداه أن الجماعة أكثر ثراء وعطاء من الأفراد المكونة له.

 

والإنسان بطبعه يميل إلى الاجتماع بالآخرين لتحقيق إنسانيته وآدميته؛ حيث أن الاجتماعات:

 

1. تعطيه فرصة التعرف على الأفكار والآراء والتقارب في وجهات النظر للوصول إلى وحدة الرأي والكلمة.

2. تسهم بشكل كبير في تحقيق الأهداف، عن طريق الوصول بصورة جماعية إلى قرارات معينة.

3. تسهم في حل المشاكل التي تعترض الأفراد والمنظمات.

4. من خلال المناقشات تظهر الحقائق التي لا مراء فيها، والتوصل إلى هذه الحقائق وتنقيتها وتصفيتها تؤدي إلى قرارات قابلة للتطبيق.

 

ويحتاج الإعداد لعقد الاجتماع إلى تخطيط جيد، مع التركيز على الهدف من الاجتماع، وقد يسعى الاجتماع إلى تحقيق العديد من الأهداف، ومع التسليم بأن أهداف الاجتماعات قد تتشابه وتكاد تكون نمطية خاصة بالنسبة للاجتماعات التي تعقد بصفة منتظمة، إلا أنه يظل لكل اجتماع هدف يختلف عن غيره، تبعًا لطبيعة الموضوعات التي تطرح خلاله والتحديات التي يمكن أن تواجهها عملية اتخاذ القرار، بالإضافة إلي المتغيرات الأخرى التي تجعل من كل اجتماع بمثابة تحد جديد، له أهداف جديدة مختلفة عن سابقيه ولاحقيه.

 

وينبع الاهتمام بالالتزام بالوقت المحدد للاجتماعات من الحرص علي وقت الأعضاء، الذين لديهم بالضرورة مسئوليات أخري.

 

وغالبًا ما تثار التساؤلات حول جدوى الاجتماعات المطولة التي ترهق المشاركين، بغض النظر عن مدى جدية وأهمية الموضوعات المطروحة.

 

إذا شعر الأعضاء أن الاجتماع الدوري لمجلس الإدارة يطغى على التزامات أخري، فإن ذلك قد يدفعهم إما إلي الاعتذار عن حضور الاجتماعات، أو الانصراف مبكرًا، أو تجنب الدخول في تفاصيل جدول الأعمال حتى ينتهي الاجتماع في الموعد المقرر له.

 

ويري البعض أن الإعداد لمجلس الإدارة يأتي في إطار مسئوليات سكرتير مجلس الإدارة، أو المدير التنفيذي، أو رئيس مجلس الإدارة ذاته بالإعداد لاجتماع المجلس، وأيًا كان من يقوم بالإعداد للاجتماع، سواء كان هو نفسه المسئول عن الدعوة للاجتماع، أو كان المسئول عن الدعوة شخص آخر، فإن علي المسئول عن الإعداد للاجتماع اتخاذ ما يلزم والتشاور مع كل الأطراف الأخرى ذات الصلة، حتى يتم الاجتماع في الصورة اللائقة و الفعالة.

 

ثانيًا: أنواع الاجتماعات:

 

يمكننا أن نقسم الاجتماعات في أي عمل إلى أقسام عديدة يمكن حصرها في الآتي:

 

- اجتماعات تبادل المعلومات: وهذه الاجتماعات الغرض منها هو تبادل المعلومات بين العاملين بصورة جماعية، مما يوفر الوقت والجهد أفضل مما لو تمت بصورة فردية.

 

- اجتماعات اتخاذ القرارات: وهي تختلف عن سابقتها بأن هذه الاجتماعات تكون لأخذ القرارات في القضايا موضوع البحث.

 

- اجتماعات البحث والدراسات: وهذه الاجتماعات الغاية منها التباحث والتدارس من خلال ما يسمى بالعصف الذهني والفكري، ويمكن في هذه الاجتماعات تكوين أكثر من مجموعة عمل وكل مجموعة تكلف ببحث ودراسة موضوع وجانب جزئي خاص بها ضمن الموضوع العام الذي يُبحث, وهى تُعقد بهدف اكتشاف مشكلات غامضة، أو البحث عن عرض أفضل لتحسن إنتاجية العمل، وهذا النوع من الاجتماعات يساعد في القضاء على المشكلات في مهدها قبل أن يستعصي حلها.

 

- اجتماعات طارئة: والمراد بها الاجتماعات التي تدعو إليها حاجة طارئة غير متوقعة وغير متضمنة في خطط المؤسسة.

 

- اجتماعات روتينية دورية: وهي متضمنة في برنامج العمل في المؤسسة، يغلب عليها الطابع الرسمي، تحكمها اللوائح والأنظمة، وإما تكون سنوية أو شهرية أو أسبوعية.

 

- اجتماعات مظهرية شكلية احتفالية: ومثلها ما يسمى بالاجتماعات البروتوكولية، وهذا النوع يختلف عن سابقيه بأنه اجتماع غير منتج.

 

- اجتماعات علمية تعليمية: الهدف منها تغير اتجاهات الأفراد بتعلم المعرفة واكتساب بعض المهارات، وتتوقف فعاليتها على مدى تمكن قائد الاجتماع على إدارته باقتدار ومهارة، وتعقد عادة على المحاضرات والوسائل البصرية المساعدة والطرق الفعالة للعروض الشفهية.

 

- اجتماعات إعلامية: وتعقد بهدف توصيل معلومات إلى المشاركين في الاجتماع ويحضرها عدد كبير من الناس، وفي مثل هذا النوع من الاجتماعات عادة لا يكون هناك مجال للمناقشة وطرح الأسئلة.

 

- اجتماعات تعقد بهدف المناقشة: وتبادل الأفكار والآراء والمشاعر والمعلومات بخصوص موضوع معين، ولا يصدر عن مثل هذا النوع من الاجتماعات قرارات أو خطة عمل، ويكون الغالب فيها أيضًا موضوع معين لأعضاء الجماعة، أو فهم وجهات نظر الآخرين، أو الحصول على معلومات قبل اتخاذ قرار معين.

 

- اجتماعات تعقد لوضع الأهداف قصيرة الأجل: وذلك عند التخطيط للأنشطة المستقبلية للوحدة الإدارية، وبمشاركة المرءوسين للرئيس في وضع الهدف، ليصبح من اليسير تحقيقه.

 

- اجتماعات تعقد بهدف التفاوض: حيث يكون هناك طرفين أو اكثر في موقف تفاوض حول قضية ما، يتم عرض وتبادل الآراء وتقريب مواءمة وجهات النظر، واستخدام الأساليب التأثيرية بغرض الإقناع والحفظ على المصالح القائمة، أو الحصول على منفعة جديدة.

 

- اجتماعات تقويم الأداء: وتهدف إلى توفير المعلومات المرتدة للموظف فيما يتعلق بأدائه.

 

وتقسم الاجتماعات من حيث المستوى إلى ثلاثة أنواع:

- اجتماعات الدول والمنظمات العالمية؛ مثل: جامعة الدول العربية وهيئة الأمم المتحدة.

- على مستوى الدول؛ مثل: اجتماعات مجلس الوزراء.

- اجتماعات على مستوى المنظمات في القطاع الخاص؛ مثل: اجتماع مجالس الإدارات واللجان في الشركات.

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

المصدر: موقع الكنانة أونلاين.