المهارات القيادية المؤثرة في فعالية الاجتماعات

أولًا: المهارات القيادية:

 

إن قائد الاجتماع يحافظ على وحدة الجماعة ويوجه سلوكياتها وينسق جهودها ويمدها بالمعلومات ويتزود منها بالمعلومات أيضًا؛ لذا عليه أن يتمتع بالأناة والصبر وضبط النفس، وسعة الأفق والذكاء والتعاون، ويكون فعال

عندما يحفز الآخرين على المشاركة أكثر من كونه قائد قوي للاجتماع، إن قائد الاجتماع هو الذي يتولى "قيادة الاجتماع وليس رئاسته"، والفرق بين الرئيس والقائد يتحدد في أن الأول يستمد سلطته وصلاحيته من وظيفته، أي من التنظيم الرسمي القائم، فهو بهذا مفروض على الجماعة ومن هذا المنطلق يصدر تعليماته وتوجيهاته وأوامره الملزمة ويعرض من يخالف للجزاءات، أما القائد فيستمد سلطته وصلاحيته ومن ثم قوته من الجماعة نفسها ومن ارتباطه وولائه والتفافه حوله واحترامه له واقتناعه به وثقته فيه، فالأول مفروض على الجماعة، أما الثاني فمقبول من الجماعة وينادى باستمراره.

 

ثانيًا: مهارة إدارة الاجتماع:

 

إن سمة كل اجتماع هي المناقشة، وكلما كانت المناقشة منظمة كلما زادت كفاءة الاجتماع والعكس بالعكس.

 

ومن العوامل التي تساعد على الإدارة الفاعلة للمناقشة ما يلي:

 

- توفير جو مناسب يسمح للأعضاء بالتعبير عن آرائهم ومنحهم الاطمئنان.

- البدء بوضوح واختصار للمسائل الرئيسية المراد تحقيقها من النقاش.

 

ثالثًا: مهارة الإقناع:

 

عليك استخدام مهارة الإقناع عند مجادلة الآخرين والبعد عن عنادهم أو فرض رأيك عليهم، وعليك استخدام أسلوب المراوغة والتدليل على رأيك في كياسة ولياقة وإفهام المعارضة أن لك رأيًا آخر في الموضوع.

 

وعلى القائد سرد قصة قصيرة أو دعابة طريفة إذا شعرت أن المناقشة ابتعدت عن الموضوعية وغلب جو من التوتر على الاجتماع، أما إذا وصلت الأمور إلى منعطف صعب تتطلب استراحة قصيرة، أو تحيل المسألة إلى لجنة لدراستها، وهناك أسلوب آخر كأحد الأساليب التأثيرية وهو مساعدة العضو المجادل بحمله على تغيير موقفه ليس بالسلطة، وإنما بتوضيح جوانب الموضوع وعرض حقائق وبيانات إضافية.

 

رابعًا: مهارة إدارة وقت الاجتماع:

 

إن الوقت مورد نادر لا يمكن شراؤه أو استئجاره أو إحلاله، وعلينا أن ندرك أهمية ترشيده واستغلاله الاستغلال الأمثل، والاجتماعات تمثل موقعًا متميزًا في وقت القائد، فهو دائمًا مثقل بالاجتماعات على الرغم من تفاوت درجة أهميتها، وفيما يلي بعض العوامل التي يمكن الاسترشاد بها للتغلب على التهام الاجتماعات لوقتك:

 

- لا تعقد اجتماعًا إلا إذا كان ضروريًا.

- لا تعقد اجتماعات فجائية إلا في حالة الضرورة القصوى.

- حدد أولويات لهذه الأهداف والمهام التي تتبعها.

- أعد جدول الاجتماع طبقًا للأهداف المحددة ووزعه على الأعضاء قبل الاجتماع.

- حدد خط السير في موضوعات الاجتماع.

- فكر في الاستعدادات والقرارات المسبقة التي تحتاجها.

- حدد الوقت الذي سيستغرقه كل بند جدول الأعمال، وخذ موافقة بالاجتماع على البنود التي لا خلاف عليها ثم ناقش الموضوعات الهامة أولًا، ثم إلزام الأعضاء بالحضور في الوقت المحدد.

 

خامسًا: مهارة العرف على الأنماط السلوكية للمشاركين:

 

إن على قائد الاجتماع التعرف على الأنماط السلوكية الموجودة في الاجتماع ومحاولة تعديلها بما يخدم بناء الجماعة ويزيد من تفاعلها، وذلك من خلال:

 

- بذل الجهد لتشجيع الصامت على المشاركة، وكذلك دعوة المحاولة بالتزام الموضوعية في المناقشة.

- إيجاد التوازن بين الأعضاء لتبادل وجهات النظر وعدم السماح بالخلط بين الموضوعات بلباقة.

- التعامل مع من يحاول الإخلال بالنظام، وذلك بإسناد عمل أكثر فعالية له لكي يتحول إلى عضو أكثر إنتاجًا، أما النمط السلوكي المتكلم فيلفت نظره بلباقة للعودة إلى الموضوع المطروح وذلك بتوجيه سؤال في صورة استجواب عما دار من نقاش.

 

سادسًا: مهارة الإصغاء:

 

إن القدرة على الإصغاء من أهم المهارات التي يجب على قائد الاجتماع والأعضاء التمتع بها بالحرص على ما يلي:

 

- متى تتكلم وتسمع الآخرين وبالعكس.

- عدم مقاطعة المتحدث أو الكلام أثناء الحديث.

- كتابة وتلخيص الملاحظات التي يثيرها المتحدث فهذا يساعد على تتبع مراحل المناقشة.

- إشعار المتحدث بأهمية ما يقول، وعدم انتقاد طريقته في عرض الموضوع أو تغير الحديث دون أسباب.

- التدخل عند التباس أو غموض معنى من المعاني وذلك لإيضاحه.

 

سابعًا: مهارة الكتابة:

 

يجب إعطاء تقرير موجز وموضوعي عما حصل في الاجتماع, كما يجب تعريف الإجراءات التنفيذية المفروضة على كل مشارك في الاجتماع بوضوح, والتأكد من دقة وصحة التقرير فور الانتهاء من الاجتماع حيث الوقائع عالقة في الذهن, و يجب التأكد من أن تقرير الاجتماع يعكس بدقة وقائع الاجتماع.

 

ثامنًا: مهارة المناقشة:

 

إن التقدم في الاجتماعات مرهون بمدى حسن حديثك، وقدرتك على توضيح أفكارك وفهمك للطريقة التي تسير بها الأمور، واستعدادك للمساهمة بشكل إيجابي لذلك:

 

- دون ما تريد قوله لأن ذلك يساعد على التركيز.

- تحدث بهدوء وبسرعة حيث أننا نسمع ما لا يقل عن أربعة أضعاف السرعة التي نتحدث بها.

- ادعم آرائك بالحقائق التي لا مكان للجدل بشأنها.

- أوضح وجهة نظرك بإيجابية وبوضوح لا لبس فيه.

 

وأخيرًا إذا كنت تعتبر إدارة الاجتماع هي عملية مملة ولا تتوقع الكثير منها لا تتفاجأ إذن بعدم إنجاز الأهداف التي ترغب في إنجازها؛ لذلك يجب عليك أن تكون مقتنع بان موقفك من إدارة الاجتماع حاسم في فشل أو نجاح ذلك الاجتماع .

 

المصدر: موقع كنانة أونلاين.