عوامل نجاح الاجتماع وأسباب فشل الاجتماع

لكي يكون الاجتماع منتجًا ومثمرًا، ويستفاد منه الفائدة القصوى، لابد من وجودة الإعداد له وحسن الإدارة أثناءه ودقة المتابعة بعده، وعلى هذا يمكننا أن نقسم عوامل النجاح إلى ثلاثة أقسام، قسم لمرحلة التحضير للاجتماع،

 

وقسم أثناءه، وقسم بعد الانتهاء منه.

 

أولًا: عوامل النجاح أثناء الإعداد للاجتماع (قبله).

- استبعد الاجتماع عندما لا يكون له حاجة، إذ أنه يصبح حينئذ مضيعة للوقت وإهدارًا للجهود والإمكانات.

- يجب تحديد هدف الاجتماع بوضوح قبل الدعوة للاجتماع.

- لابد من تحديد زمان ومكان الاجتماع بوضوح لا لبس فيه، وينبغي مراعاة أن يكون ذلك مناسبًا لأغلبية المشاركين في الاجتماع.

- يجب إعداد جدول أعمال الاجتماع قبل الاجتماع بوقت كاف، ويكون إعداده من قبل لجنة تحضيرية خاصة بذلك، أو يكون من قبل الجهة المسئولة عن الاجتماع والداعية له.

- إبلاغ المشاركين بهدف الاجتماع وجدول أعماله وزمانه ومكانه وما قد يطلب من بعضهم بصورة خاصة، ويكون ذلك قبل الاجتماع بوقت كاف يمكنهم خلاله الاستعداد للاجتماع ويقدر وقت كل اجتماع بما يناسبه.

- يلزم الجهة التي تعد للاجتماع أن تجهز له ما يحتاج إليه من أوراق وأقلام وغذاء وماء، وأجهزة عرض وملفات معلومات ووسائل نقل وأماكن نوم إن طال الاجتماع وأمثال ذلك.

- لنجاح الاجتماع لابد أن يعد المسئول عن إدارته خطة لذلك.

- ينبغي لكل مشارك في الاجتماع أن يعد نفسه بدنيًا ونفسيًا وفكريًا ومعلوماتيًا للاجتماع، وأن يستعرض نفسيات المشاركين في الاجتماع وكيف سيتعامل معهم.

 

ثانيًا: عوامل النجاح أثناء الاجتماع:

 

- التزام الجميع بالحضور في الوقت والمكان المحددين سلفًا.

- الحضور للاجتماع بنشاط وحيوية، وألا يكون مرهقًا.

- السلام على الجميع عند الحضور وتحيتهم بتحية الإسلام.

- افتتاح الاجتماع بحمد الله والصلاة والسلام على رسول الله، ثم تلاوة شيء من القرآن إن أمكن.

- التعريف بالحضور إن لم يسبق بينهم تعارف وبيان مهمة كل واحد في الاجتماع.

- اختيار مسئول الاجتماع ومقرره إن لم يسبق بيان ذلك.

- تذكير الحاضرين بجدول الأعمال وترتيبه في العرض وزمن كل فقرة من الجدول إن أمكن ذلك.

- تحديد نهاية الاجتماع ليكون الجميع على بينة من أمرهم.

- إتاحة الفرصة للجميع للمشاركة في الحوار والنقاش بالعدل والسوية.

- عدم الخروج من أي فقرة من الفقرات جدول الأعمال قبل اتخاذ قرار محدد وواضح فيها، وتسجيل ذلك أولًا بأول، ولابد أن تكون القرارات بالإجماع أو الأغلبية من الحاضرين أو حسب لوائح ونظم المؤسسة.

- لفت نظر أي عضو يخرج في حديثه عن الموضوع الاجتماع، أو يعود للحديث فيه بعد اتخاذ قرار فيه، أو يسيء إلى غيره، وليكن هذا التذكير بأدب ولطف في العبارة.

- في نهاية الاجتماع تعلن القرارات والنتائج التي تم التوصل إليها وما يخص كل عضو منها.

- إنهاء الاجتماع في وقته المحدد وعدم تمديده إلا لضرورة أو بموافقة الحاضرين.

 

ثالثًا: عوامل النجاح بعد الاجتماع:

 

- تزويد كل عضو بما يخصه من قرارات الاجتماع.

- تبليغ الجهات التي لم تحضر الاجتماع بما يجب عليها تنفيذه من قراراته.

- حسن توديع المشاركين في الاجتماع.

- وضع خطة تنفيذية لتنفيذ قرارات الاجتماع ودوام متابعة ذلك، وتقويم مدى التقدم نحو تحقيق هدف الاجتماع.

 

إيجابيات الاجتماعات وسلبياتها.

 

الإيجابيات:

 

1. التوصل إلى دراسة كاملة وشاملة ومتأنية.

2. اتسام القرارات بالنضج والعمق والصدق والموضوعية، عكس القرارات الفردية التي تصطبغ بالتحيز والمصالح الشخصية.

3. صبغة النقاش والحوار الجماعي بالديمقراطية القائمة على احترام آراء الآخرين، فكل عضو يستطيع أن يعبر عن آرائه وأفكاره بحرية مهما اختلف مركزه الوظيفي.

4. وسيلة مهمة من وسائل التنسيق بين مختلف أوجه الأنشطة والجهود والقضاء على الازدواجية وإزالة أسباب الخلاف وتقريب وجهات النظر.

5. أداة ناجحة للتدريب نتيجة احتكاك الخبرات الحديثة والقديمة عن طريق النقاش والحوار وتبادل الرأي وتولد الأفكار والمقترحات الخلاقة.

6. تتيح الفرصة للقيادات الإدارية وتوصيل آرائهم وتوصياتهم ووجهات نظرهم إلى العاملين، كما تتيح في نفس الوقت توصيل شكاوي العاملين إلى القيادات الإدارية العليا.

7. تسهم في رفع معنويات الأعضاء المشاركين، فالعضو مهما أختلف مركزه الوظيفي له صوت واحد فقط، مما يجعل القرارات بعيدة عن السيطرة وتحكم أصحاب المراكز العليا والنفوذ.

 

السلبيات:

 

1. صبغة الاجتماعات بالمصالح الشخصية والصراع بين الأعضاء قد يهدر الجهود ويكون وسيلة للتنافر وعدم الوفاق.

2. احترام النقاش واختلاف الرأي ووجهات النظر حول القضايا المطروحة وصعوبة التوصل إلى قرار نهائي يُتفق عليه، وقد يلجأ المجتمعين إلى الحل الوسط للتوفيق بين وجهات النظر المختلفة حتى إذا لم يكن هذا القرار سليمًا ولا يراعي المصلحة العامة مما يهدم قيمة الاجتماع.

3. قد تشكل الاختلافات في المستويات الثقافية والوظيفية بين الأعضاء عائقًا كبيرًا في الاتصال بينهم، فالأشخاص الذين يحتلون مراكز وظيفية عليا يميلون إلى التحكم في الاجتماع والتحدث لمدة أطول، وغالبًا ما تحظى آرائهم بالتأييد والقبول من بقية الأعضاء.

4. افتقار قائد الاجتماع إلى المهارات القيادية في إدارة المناقشة، وعدم إلمامهم باللوائح التي تحكم الاجتماعات قد يدفع ببعض الأعضاء للسيطرة على جو الاجتماع، وانصراف انتباه الأعضاء عن المواضيع المطروحة وانشغالهم في مناقشات ثنائية مما يفقد الاجتماعات أهميته في تحقيق أهدافه.

5. إن سلوك قائد الاجتماع وشخصيته قد ينعكسان على قيم الاجتماع والنتائج المتوقعة منه، فالقائد الذي ينتهج الأسلوب التسلطي ربما حال بين بقية الأعضاء والتوصل إلى قرارات بناءة، والتي تميل إلى الروتين وتطبيق الإجراءات الرسمية والقوانين مما يؤثر على نفسيات الأعضاء بصورة سيئة.

 

أسباب فشل الاجتماعات.

1- الافتقاد إلى الإعداد: إن الافتقاد إلى الإعداد يعد واحد من الأسباب التي تؤدي بالاجتماعات إلى الفشل المحقق, وعدم الإعداد للاجتماع يؤذي ولا يُفيد، فهو يخلق المنازعات بين الأعضاء ويؤدي إلى ارتباكهم، مما يتسبب بالطبع في فشل الاجتماع.

2- الافتقاد إلى الهدف "الغاية": إن حضور أي اجتماع بلا هدف محدد تمامًا مثل قيادة سيارة دون وجهة محددة، إن الدعوة لعقد اجتماع دون هدف محدد أو فقط لأن الاجتماع أصبح دربًا من العادة سبب أساسي في فشل الاجتماع.

3- عدم وضع جدول أعمال: إن ذلك بالطبع يتيح مجالًا للخيال ولإثارة الشائعات ويفتح باب للهواجس، وقد يتسبب ذلك أيضًا في أن يتطرق المدير إلى مجالات لا علاقة لها بالموضوع الأصلي وقد يفقد زمام الوقت، وبالتالي لا يؤدي الاجتماع الهدف من ورائه ويفشل.

4- زيادة عدد الحاضرين: الأبحاث تشير إلى أن زيادة عدد المشاركين في الاجتماع قد يتسبب في إحجام البعض عن الحديث أو المشاركة ليتجنب الإحراج أمام الآخرين, لذلك فزيادة عدد الحاضرين في أي اجتماع يجعله غير فعال وغير منتج.

5- حضور الكثير من الاجتماعات: فالاجتماعات الكثيرة قد تتسبب في إثارة الإحباط لدى أعضاء فريق العمل، لأن تكرار الاجتماعات تجعلك تتخلف عن أداء أعمالك، فالدعوة لعقد اجتماع في كل كبيرة وصغيرة يعد أمرًا مناقضًا للإنتاجية، ويبعث على الاستياء والملل ويقلل قيمة الاجتماع نفسه.

6- نزاعات شخصية: قد يسمح المدير لأعضاء فريقه بمواجهة بعضهم البعض في أثناء الاجتماع، اعتقادًا منه بأن ذلك يؤدي إلى نتاج أفضل، ويتغاضى في سبيل ذلك عن أي خلافات لأسباب شخصية، فإن ذلك قد يؤدي إلى حدوث انقسام وفرقه بين الفريق.

7- الانتقاد: إذا كان المدير كثيرًا ما يوجه النقد لتصرفات الآخرين فإنه سوف يجعل أعضاء فريقه يشعرون بالخوف، والانهزامية، ومشاعر أخرى سلبية، وذلك بالطبع سوف يؤدى بالاجتماع إلى الفشل المحقق.

8- عدم المشاركة " الإحجام عن المشاركة ": قد تجد المدير هو الذي يسيطر على الموقف بأكمله، فهو يقوم بكل الكلام وكل العمل، أو قد يشارك أحد الأعضاء أو اثنان فقط في الحديث، هذا النوع من الاجتماعات يتسم بالبيروقراطية والملل وهو يثير لدى الآخرين الشعور بأنهم دون المستوى، وذلك بالطبع نوع فاشل من الاجتماعات.

9- عدم تحديد العمل: قد يسير الاجتماع باشتراك كل الحاضرين، لكن لا يطلب المدير إنجاز أي عمل معين، ويختتم الاجتماع الذي يكون فاشلًا بهذا الشكل.

10- عدم المتابعة: قد يدعو المدير لعقد اجتماع ويديره ويصدر توجيهاته ثم ينهي الاجتماع، ولكنه لا يهتم بمتابعة تنفيذ الأشياء الهامة التي يريد إنجازها، المهم هو المتابعة التي بدونها لا يعد الاجتماع ناجحًا.

 

ـــــــــــــــــــــــــ

المصدر: موقع الكنانة أونلاين.