التفويض الفعال

مهما بلغت قدرتك ودرايتك ومهاراتك بالأمور فلن تستطيع أن تؤدي كل الأعمال بنفسك، وقد يكون ذلك ممكنًا ولكن سيكون على حساب أمور أخرى، وهنا يحتاج الأمر إلى نشاط إداري مهم وفي الوقت نفسه "مغفل" إما لعدم ثقة المسئول أو شعوره بالخوف من فقدان السلطة والسيطرة، هذا النشاط هو التفويض.

 

ما هو التفويض؟

هو ممارسة إدارية لتفويض المهام والصلاحيات للآخرين، دون التخلي عن النتائج.

 

إن التفويض هو مفتاح المدير الناجح للتفوق والإبداع، والتفويض كغيره من العمليات الديناميكية يشترك فيه عناصر عديدة؛ مثل: المفوِض، والمفوَض، ونوعية العمل المفوض، ومناسبة الزمان والمكان...الخ.

 

المهم: كيف نحسن عملية التفويض؟، وكيف نضمن النتائج كما لو كنا نعلمها؟

 

الحقيقة أن هذا الأمر هو الشيء المقلق للعديد من المدراء الذين يحجمون عن عملية التفويض؛ بل ويتخذونه ذريعة لهم في عدم تطبيق التفويض.

 

يقول Brian Tracy في كتابه (القيادة الفعالة): «فوّض الشخص المناسب للوظيفة المناسبة، وفي الوقت المناسب، وكن مستعدًا للتغيير السريع».

 

يعتقد يعض المدراء أن لجوءه للتفويض دلالة نقص قدراته!، وهذه حقيقة فهم سقيم للعملية التنظيمية الإدارية، فالتفويض عملية تكامل لا عملية تضاد؛ بل هي سمة قوة للمدير الناجح، فإذا كنت تقضي كل وقتك في أعمال يستطيع غيرك القيام بها، فأنت تسير في الاتجاه العكسي للإدارة (المركزية).

 

التفويض لا يعني التهرب من المسؤولية أو التخلص من العمل، وخصوصًا الشاق، وإلقاء التبعات على المفوضين وحصر الأخطاء والقصور فيهم، إنما يعني تفويض الشخص الذي تتحمل عنه جميع النتائج الصادرة عنه؛ لذا، فسوف تكون أنت أيها المدير أول المعينين له في عملية إنجاح عملية تفويضه.

 

في كتابه (المدير الخارق) يقول David Freemantle: «المدير الخارق يدع فريقه يؤدي الوظيفة، فهو يثق بهم، ويفوض كل القرارات التي تخص هذه الوظيفة لهم؛ بل ويعطيهم ميزانيات يتصرفون في إطارها حتى لا يضطرون إلى إزعاجه بالقرارات التي تخص النفقات في عائد الأرباح».

 

لماذا لا نفوض؟ معوقات التفويض:

1- لعدم ثقتنا بالآخرين.

2- نخشى اختلاف وجهات النظر مع المفوضين.

3- شعورنا بعدم قدرة الآخرين على القيام بالمهام المفوضة.

4- إحساسنا بفقدان السلطة وزمام الأمور.

5- قد نوصف بالنقص والقصور وعدم الكفاية.

6- عدم وجود الكفء للمهمة المفوضة من العاملين لدينا.

7- ضعف الخبرة والدراية في المسؤول.

8- عدم القدرة على الرقابة والمتابعة للأعمال المفوضة.

9- الشعور بعدم الأمان.

10- الإفراط في العمل مما يعيق عملية التفويض.

 

ما هي المهام المفوضة؟

يقول:Keet Konan «من الخطأ التفكير أنه يمكن التفويض بالقيام بأي مهمة تخطر على بالك»، وهذه المهام تنقسم إلى:

1- مهام يجب تفويضها للآخرين مثل تغيير ورق الفاكس.

2- مهام يتوجب عليك تفويض الآخرين بها مثل شراء بعض اللوازم اليومية.

3- مهام يمكنك تفويضها مثل مهام ووظائف يمكن التدرب عليها من قبل العاملين.

4- مهام يجب أن تحتفظ بها لنفسك مثل مراقبة الأداء والتنظيم والتنسيق.

من تفوض؟

1- أصحاب قدرات قصوى: وهم يملكون الخبرة الكافية والقدرة على القيام بالمهام.

2- أصحاب قدرات متوسطة:وهم يملكون خبرة معتدلة ويحتاجون إلى الدعم والمساندة من وقت لآخر.

3- أصحاب قدرات قليلة: وهم يملكون خبرة قليلة ويحتاجون إلى الكثير من الإعداد والتدريب والتشجيع وغض الطرف عن تقصيرهم.

4- المحترفون: وهم يملكون خبرة فذة وعالية، وهؤلاء هم أهل الطوارئ والأزمات، وقد يكونون من غير موظفي المنظمة؛ أي يُحتاج إليهم عند الحاجة.

 

احذر أيها المدير:

1- التدخل في المهمة المفوضة بعد تفويضها للموظف؛ لأن ذلك يعد عدوانًا وتجنيًا وغير مقبول لدى المفوضين، إلا إذا كان هناك خطأ فادح، تدخل بالتوجيه، ودعه يتعلم من خطئه.

2- التفويض العكسي، يقول:Brian Tracy «قاوم التفويض العكسي بألا تسمح للآخرين أن يعيدوا لك المهمة»؛ بل صحح الخطأ، واجعل الموظف يقوم بها، وادعمه على ذلك ولو كانت النتائج متواضعة.

 

كيف تفوض؟

يقول:David Freemantle «بالتفويض يقوم المدير بتسليم مفاتيح السيطرة إلى فريقه، إن آخر شيء يمكن أن يريد المدير الخارق هو أن يكون شخصًا مسيطرًا»، عليك كمدير أن تضع استراتيجية مناسبة لعملية التفويض لتحصل على ما تريد.

لكي تحصل على تفويض فعال عليك بما يلي:

1- هيئ مناخًا مناسبًا للعمل المفوض به، وذلك من خلال محادثة الموظف المفوض بخصوص تفويضه وبمهمته الجديدة وقبوله لها.

2- قدم للموظف المفوض وصفًا مفصلًا للمهمة المفوض بها من حيث المعلومات والإجراءات.

3- قدم للموظف المفوض وصف خلفية المهمة المفوضة.

4- وضع معايير محددة لأداء المهمة المفوض بها يدركها الموظف المفوض.

5- تدريب الموظف المفوض على المهمة المفوض بها، ومتابعته بالتوجيه والاستشارة والدعم والمساندة حسب نوعية خبرته.

6- تقديم التقارير النهائية عن الموظف المفوض وأدائه للمهام المفوض بها، وقياس نتائجها وفق المعايير المعدة سابقًا.

 

ما يحتاجه التفويض؟

لكي تضمن استمرار المفوض في أداء مهمته بشكل جيد وانطلاقة قوية عليك أن تتخذ الطرق التالية:

1- قدم الشكر لأعضاء الفريق بالتشجيع العلني.

2- تقدير الجهد المبذول من المفَوَّضِين حتى تضمن الالتزام منهم.

3- مكافأة الأداء المميز بأي أنواع المحفزات.

4- الثناء على الموظف لدفعه للأداء المنشود.

5- الإقرار بالفضل للموظف المفوَّض.

 

منافع التفويض:

يقول :Keet Konan «يعطيك التفويض فرصة أكبر لتحقق وتنجز ما تريد، ويوفر لك فرصة تحسين إنتاجك ويساعدك على إدارة نفسك بفاعلية أقوى في الوقت ذاته».

1- إنجاز المزيد من العمل.

2- أن تتعرف على الموظفين بشكل جيد مما يعزز علاقتك بهم.

3- أن تساعد الموظفين على التطور وزيادة ثقتهم بأنفسهم.

4- أن تكسب وقتًا يُكرس لنشاطات استراتيجية مثل التفكير والتخطيط.

5- أن تتعلم السماح والتسامح في التفويض وسير العمل.

 

المصدر: موقع الإسلام اليوم