التفويض الناجح في العمل

إن التفويض الناجح يعتبر أداة مهمة يتردد كثير من المديرين في استخدامها، وينبع ذلك من عدم الخبرة في التفويض، خاصة لدى المديرين الجدد، أو عدم الرغبة في التخلي عن عمل يحب الاحتفاظ به، أو حتى لاقتناعه بالمثل القائل: إذا أردت إنجاز عمل بسرعة وإجادته اعمله بنفسك.

 

فوائد التفويض الناجح:

وكما أوضح الكاتب جريجورى سميث أن التفويض مفيد جدًا للأسباب الآتية:

1- بمجرد أن يتعلم الأفراد العمل منك يمكنهم تحمل المسئولية لبعض الأعمال التي تثقل كاهلك، ولا تجد وقتًا كافيًا لأدائها.

2- يمكنك تطوير الأفراد ليتحملوا مسئولية الأعمال الروتينية، التي لا تتأثر بعدم أدائك لها.

3- أن التفويض يُحمل المسئولية لأشخاص قد يكون لديهم مهارة أعلى منك في هذا الجزء من العمل.

4- تحمل المسئولية ينمي ويطور مهارات الأفراد، ويزيد من استمتاعهم بتأدية وظيفتهم.

5- التفويض ينمي الشريحة الأدنى منك، وبالتالي ترتفع أنت معهم إلى درجة أعلى في السلم الوظيفي؛ مما يمنحك وقتًا أكثر لتأدية الأعمال ذات الأولوية في جدول أعمالك، كما أنه يخلق صفًا ثانيًا من الموظفين الأكفاء، يمكنك الاعتماد عليهم إذا استدعى الأمر ذلك.

إرشادات تساعدك على التفويض الأكثر فاعلية:

حدد ما الذي ستفوضه:

حدد أي المهام التي يمكن تفويضها لشخص آخر، لكن يجب ملاحظة أن التفويض أكثر من مجرد توزيع مهمة ما لإنجازها كجزء من متطلبات العمل اليومية الطبيعية، فعندما تفوض فإنك تعطي الشخص الآخر أحد مهماتك أنت، ولكنك تحتفظ بالمسئولية والرقابة لنفسك.

قيّم الأنشطة الروتينية التي تستهلك وقتك، وقرر هل يمكن إلغاء بعضها أم تفويضها؟

اختيار الأفراد الأكفاء الراغبين في أداء المهمة:

يعتمد المدى الذي يمكنك التفويض عنده على قدرة وخبرة مساعديك، وحجم ثقتك فيهم.

إن الفرد القادر يستطيع تنفيذ أكثر من عمل دون تدخل من أحد، أما الأفراد الأقل خبرة يتحملون المسئولية ولكن تحت إشراف ومتابعة وتوجيه عن قرب؛ لضمان مستوى الأداء وتحقيق النتائج المرجوة المحددة لهم، ومع ذلك تشجيع وتدريب هؤلاء الأفراد سيرفع من مستوى أدائهم وينمي مهاراتهم؛ مما يسهل معه تحملهم المسئولية، دون الحاجة للمتابعة فيما بعد.

وضح النتائج التي تريد تحقيقها:

إن وضوح المطلوب من نتائج يضمن نجاح التفويض.

إن كل فرد له شخصيته الخاصة وأسلوبه في الأداء؛ لذلك عندما تكون النتائج المطلوبة واضحة ومحددة يستطيع إيجاد أفضل طريقة لتنفيذ المطلوب، أما إذا أردت استخدام أسلوب خاص للتنفيذ عليك أن تذكر ذلك وتوضحه للشخص الذي فوضت إليه المهمة.

حدد المسئولية وحدودها:

أنت الذي تحدد مستوى المسئولية وليس الموظف، فبعد أن تعطي الموظف المعلومات عن المهمة المفوضة إليه، اطلب منه أن يقول ما فهمه عن المهمة وأهدافها، فإذا كانت إجاباته لا تتماشى مع توقعاتك، فراجع معه المهمة بالتفصيل حتى تتأكد أنه فهم تمامًا المطلوب عمله.

أطلع الموظف على حدود سلطاته فيما يتعلق بالمهمة المفوضة إليه:

اشرح له السلطات الممنوحة له وحدودها، وما القرارات التي يستطيع اتخاذها مستقلًا، وما الذي يجب أن يرجع إليك فيه قبل اتخاذ القرار.

اشرح لماذا يتم العمل، وما هي النتائج المتوقعة:

عندما تفوض في عمل وضح كيفيه توافقه داخل الإطار العام للمنشأة، ومساعدته في تحقيق الأهداف العامة.

إن مستويات الأداء المحددة للمنشأة هي التي تساعد الفرد على معرفة إذا كان يحقق النتائج المطلوبة منه لتحقيق الأهداف الكبرى للمنشأة.

لتتأكد أنك تتواصل جيدًا مع من فوضت له العمل يجب أن توضح الآتي:

- النتائج المطلوب تحقيقها.

- أهمية المهمة المفوضة إليه.

- العوائق التي قد تواجهه أثناء التنفيذ.

- الموعد النهائي لإنجاز المهمة.

- مدى التقدم في إنجاز المهمة.

- مواعيد تقديم التقارير عن كل مرحله، ثم الانتهاء منها.

تأكد أن الموظف يفهم تمامًا حدود سلطاته:

اجعله يردد ما فهمه عن المهمة المفوضة إليه، صحح أي سوء فهم ظهر مما قاله حتى تتأكد أنه استوعب تمامًا ما فُوِّضَ إليه عمله حتى يتم التنفيذ دون أخطاء.

ضع ميعادًا نهائيًا لميعاد الانتهاء:

إن كلمة ميعاد نهائي تختلف أهميتها من فرد لآخر حسب مدى الالتزام لديه؛ لذلك يجب أن تحدد الميعاد بالساعة للانتهاء من المهمة، لا تقل مثلًا:»حاول الانتهاء في أسرع وقت ممكن«، أو »إذا كان لديك وقت افعل كذا«، تأكد أن العمل سيظل في انتظار الوقت الممكن الذي لن يأتي أبدًا، يجب عليك أن تحدد ميعادًا للانتهاء من كل جزء، ومتابعة ذلك بنفسك.

ضع خطة للمتابعة والإشراف:

اعقد اجتماعات بصفة دورية لمعرفة مدى التقدم للتدخل السريع لمعالجة السبب في التأخير.

إن بعض العاملين يخشون مواجهة المدير وسؤاله؛ لذلك هذه الاجتماعات تعطي الفرصة للاستفسار أو طلب المساعدة، فإذا كان الموظف الذي فوضت إليه العمل تنقصه الخبرة اللازمة يمكن تقليل المدة الزمنية بين الاجتماعات أو الإكثار منها.

التزم ببرنامج التفويض:

قد يحاول بعض الموظفين التهرب من العمل الذي فُوِّض إليهم وإعادته للمدير، وهنا قد يشعر المدير بإغراء إعادة العمل وتأديته بنفسه، فإذا كان الموقف صعبًا يمكن ذلك، ولكن الأفضل أن يساعده بالتوجيه والإرشاد؛ حتى يتعلم الموظف ويكتسب الخبرة اللازمة، ويفهم أن التهرب غير مقبول؛ لذلك يجب أن يكون للمدير القدرة على التفريق بين الموظف المتلاعب الكسول، الذي يريد التهرب من العمل، والموظف الذي يحتاج المساعدة والنصيحة، تمسك بالتفويض الذي وضعته، وتابعه بمنتهى الحزم حتى يتم العمل كما أردته وحددته وفى موعده.

اترك العمل لمن فوضته:

بمجرد أنك قررت تفويض مهمة ما دع الموظف يعمل على تنفيذها، ثم أشرف وتابع دون تدخل في كل كبيرة وصغيرة، وكأنك ما زلت المسئول الأول عن التنفيذ، ثم تقبل أن هناك أكثر من طريقة لتحقيق الأهداف غير طريقتك أنت، وتقبل أن الخطأ يعلم الصواب، ولا تعنف الموظف إذا أخطأ، ووجهه حتى يتجنب الخطأ ويصححه ويؤدي عمله بالصورة التي تريدها، إذا كان الخطأ نتيجة عدم معرفة وليس الإهمال.

درب وساعد عند الضرورة:

من المهم أن تدعم موظفيك عند أي صعوبات تواجههم في العمل، ولا تقوم أنت بالعمل نيابة عنهم؛ لأنك بذلك لن تعطيهم فرصه للتعلم.

اشرح ووجه حتى يتغلبوا على الصعوبات، ويتمكنوا من حل المشاكل التي قد تظهر في المستقبل.

اقبل العمل التام فقط منهم:

إنك فوضت المهمة لتتفرغ أنت لعمل أهم، فإذا قبلت مهمة ناقصة سيكون عليك إتمامها، وتتراكم عليك المهمات وكأنك لم تفوض أحدًا.

امدح المهمة التي تمت بنجاح في الموعد المحدد لها:

إن الثناء أمام الجميع يعطي الموظف الحافز لإجادة العمل، وتقبل أي مهمة تُفوض إليه بحماس، والتشجيع قد يكون في صورة:

علاوة تشجيعية - مكافأة عن المهمة - منح شهادة تقدير - إجازة يوم أو يومين.

_________________

المصدر: موقع: دراسات هارسيد.