خمسون طريقة فعالة لإدارة الوقت

كثير منا يشتكي طوال العام من ضيق الوقت، ومن أنه لا يجد وقتًا حتى لقراءة ربع حزب من القرآن الكريم يوميًا، بينما إدارة الوقت جزء من ديننا وتراثنا وثقافتنا، كثيرة هي الآيات والأحاديث والآثار التي تحثنا على الاهتمام بالوقت وحسن إدارته، ومن ذلك قوله تعالى: {وَالْعَصْرِ (1) إِنَّ الْإِنْسَانَ لَفِي خُسْرٍ (2) إِلَّا الَّذِينَ آمَنُوا وَعَمِلُوا الصَّالِحَاتِ وَتَوَاصَوْا بِالْحَقِّ وَتَوَاصَوْا بِالصَّبْرِ (3)} [سورة العصر]، وفي الحديث: «نعمتان مغبون فيهما كثير من الناس؛ الصحة والفراغ» [رواه الشيخان].

وفي الأثر أن ما كتبه ابن جرير من مؤلفات طوال حياته يعادل 14 صفحة يوميًا (كتابة وليس قراءة)، بمعنى أنه لو قسمنا عدد صفحات ما ألفه ابن جرير على عدد أيام حياته لكانت بمعدل 14 صفحة يوميًا.

نعود للموضوع لنسرد هذه الطرق الكفيلة بأن تحفظ الوقت وتزيده بركة وإنتاجية:

1- الإدارة الجيدة للوقت لا تعني العمل المتواصل المرهق؛ فلقد ولَّى زمن التعب والإرهاق في العمل.

2- لا بد من توزيع الوقت بين العمل والمنزل والصحة والنفس والعائلة «فأعط كل ذي حق حقه».

3- الوقت كالسيف؛ إن لم تقطعه قطعك.

4- يجب أن يكون لديك قائمة للمهام المكتوبة يوميًا على الأقل، ويحبذ أسبوعيًا وشهريًا وسنويًا.

5- تذكر أن 70% من الوقت يهدر فيما لا فائدة فيه.

6- وأن 15% من الوقت يهدر في المجاملات.

7- لا بد من تفويض مهامك لغيرك.

8- ابدأ بالمهم والمستعجل من أعمالك.

9- انتبه لما يطلبه منك مديرك.

10- ساعد موظفيك مباشرة، ولا تقل لهم أعطوني مهامكم لإنجازها نيابة عنكم.

11- حاول أن تبدأ بالأعمال الهامة وغير المستعجلة أولًا بأول.

12- إذا أخرت أعمالك لآخر لحظة فسوف تعيش سياسة إطفاء الحرائق، أو ما يسمى بإدارة الأزمات من أزمة إلى أخرى.

13- إذا بَقيْتَ دون خطة اجتثك الآخرون، وبقيت تخدم أهدافهم وأولوياتهم وتعيش في فلكهم.

14- وزع وقتك بالنسب المناسبة لكل أهدافك في الحياة، ابتداءً من الدار الآخرة، ومرورًا بالعائلة والوظيفة، وانتهاء بالتسلية والاسترخاء.

15- أهدافك يجب أن تكون مقاسة ومحددة، ويمكن تحقيقها، ومناسبة، ولها وقت محدد لتنفيذها.

16- إذا لم تخطط لوقتك ستندم يومًا ما.

17- يجب أن تكتب أهم عشرة أهداف لك في الحياة، وتضعها قبل أن تأوي إلى فراشك اليوم.

18- قائمة الأعمال اليومية يجب ألا تقل عن 7 مهام عملية غير فطرية لتنفيذها، إذًا لا تكتب الأكل وخلافه.

19- جدول إجازاتك الفصلية والسنوية، وتحدث عنها كثيرًا، فالجسم يتوق للراحة والاستجمام، ويبدع إذا ما عرف أن هناك إجازة في انتظاره.

20- تحسس مواهبك، واستثمرها بشكل أفضل، ونقاط ضعفك وقوها وعالجها.

21- عش في المربع الثاني في مصفوفة الزمن؛ أي ابدأ بالأهم فالأهم قبل أن يصبح مستعجلًا.

22- تعرف على ساعات الأصيل في يومك، وعلى ساعات الاسترخاء كذلك، ساعات الأصيل هي الساعات التي تبدع فيها، وتكون ذا حيوية ونشاط، وساعات الاسترخاء هي تلك التي تقل حركتك ونشاطك فيها، وعادة ما تكون ساعات الأصيل في الصباح الباكر، باستثناء بعض الفنانين والأدباء والشعراء، الذين تكون ساعات الأصيل لديهم بعد الظهر أو في المساء.

23- افعل أهم وأفضل شيء من أعمالك اليومية في ساعات الأصيل في يومك، ولا تضيعها في النت أو قراءة الجريدة.

24- جَمَّعْ مواعيدك لا تدعها مبعثرة، بحيث لا تضيع وقتك في التنقل بينها، اجعل موعد طبيب الأسنان بعد موعد الحلاق حتى لا تتكبد مشوارين.

25- حاول أن تحسب كيف تقضي وقتك، ولو يومًا واحدًا في السنة، بحيث تسجل الوقت المستغرق في كل عمل تعمله لمدة يوم، وستنتهي بنتائج مذهلة قد تغير مجرى حياتك للأفضل.

26- ركز على الهام في حياتك، ولا تنشغل ببنيات الطريق.

27- استفد من الوقت الضائع؛ كوقت انتظار الطائرة أو طبيب الأسنان، ولا تتعامل مع الطبيب الذي لا يعطيك موعدًا مسبقًا محددًا.

28- استخدم جداول التخطيط اليومي والأسبوعي والشهري، الدفترية منها أو الرقمية، وفي الجوال والحاسب الكفي كم هائل منها.

29- يقولون في الغرب: «Time is Money»، ونحن نقول: الوقت أغلى من الذهب.

30- حِل المشاكل المحتملة أولًا بأول، ولا تكن فضوليًا فيما لا فائدة منه.

31- الحياة قصيرة، لا تنغصها بكثرة الأعداء والمشاكل والمنغصات.

32- صَفْح تتبعه راحة بال أفضل لك من عداوة تنتصر فيها على خصمك، ولكن على حساب صحتك ووقتك.

33- قَلِّل بالتجربة ساعات نومك وبالتدريج.

34- اجعل الاجتماعات أقصر ما يمكن.

35- لا تزعج نفسك بكثرة الورق والملفات والملزمات من حولك، رتب ما تحتاج، وألق بالباقي في سلة المهملات.

36- فرق بين التميز في العمل والمثابرة لحد الوسواس.

37- فوض فوض فوض.

38- تعلم كيف تعمل شيئين معًا؛ كالرد على الهاتف وقراءة بريدك الإلكتروني.

39- تعلم أن تقول لا لمن يضيع وقتك.

40- رتب مكتبك حتى يمكن أن تصل للأشياء دون أن تقوم من مقامك.

41- احتفظ في مكتبك بمخزون جيد من المستهلكات التي لا تتلف؛ مثل: الورق والحبر والقرطاسيات، فما أسوأ أن تخرج ليلًا تبحث عن سوبر ماركت لتشتري ثوب ورق تطبع عليه تقريرًا مستعجلًا.

42- كون لك شبكة من العلاقات والمعارف والأصدقاء تسهل أمورك بطرق مشروعة وصحيحة، خاصة في مجتمعنا، حيث تعود بعض الموظفين أن يعطيك المعلومة بالقطارة.

43- ليكن مكتبك في العمل معاكسًا لحركة المرور في الشركة، ولا تواجه الباب لأنك لست شرطي مرور، وسيأتيك الكثيرون يسألون أين هذا الموظف أو ذلك المكتب وحتى دورة المياه.

44- دع من يزورك ويضيع وقتك أن يرى الساعة بوضعها خلفك، لا أنت تراها خلفه وتتلظى لضياع وقتك معه.

45- لا توفر مقاعد مخملية وفخمة في مكتبك تغري الزائر بالبقاء أطول مدة ممكنة عليها، تذكر أن مطاعم الوجبات السريعة توفر مقاعد صلبة بعض الشيء، يملها الزبون بعد 15 دقيقة، وهي وقت تناول الوجبة.

46- كن حازمًا مع من يضيع وقتك.

47- زُرْ من يضيع وقتك ولا تدعه يزورك؛ لأنك تكون صاحب مبادرة المغادرة بينما لا تستطيع أن تطالبه بمغادرة مكتبك.

48- استخدم الإشارات ليعرف الجميع أنك مشغول، ولا وقت لك لتضييعه؛ كأن تعمل بدون غترة، أو تقفل باب مكتبك، 70% من الناس يحترمون إشارات من هذا النوع.

49- اسكن قريبًا من عملك توفيرًا للوقت.

50- لا تتحدث في الهاتف أكثر من 5 دقائق متصلة.

أخيرًا:

يذكر لي طبيب أسنان مشهور أن معظم أعذار مرضاه قلة الوقت، حتى إنهم لا ينظفون أسنانهم بشكل جيد، رغم أن الواحد منا يقضي ما يصل إلى 12 ساعة أسبوعيًا في المناسبات الاجتماعية، ويضيف: «لو نظم الناس أوقاتهم لأقفل الكثير منا عيادات طب الأسنان!».

المصدر: موقع: صيد الفوائد