الإشراف الفعال

تحديد دور المشرف:

 

من السهل أن تكون مشرفًا، ولكن ليس من السهل أن تكون مشرفًا ناجحًا؛ لذا، هنا ثلاثة عوامل لابد أن تتوفر فيك لتكون مشرفًا ناجحًا:

 

 

1. أنت الآن مشرف تقود الآخرين، بينما كنت في الماضي مجرد عضو في الفريق، وهذا يعني أنك مُراقب ممن حولك في أقوالك وتصرفاتك وقراءتك؛ لذا، فهم ينتظرون منك قرارات جيدة وسريعة.

 

2. كونك مشرفًا فأنت تعمل "كوسيط" بين رئيسك ومرءوسيك، وهذا يعني أنك يجب أن ترضي إدارتك، وفي نفس الوقت تحافظ على الروح المعنوية لمرءوسيك.

 

3. يجب أن تعمل على نقل أهداف شركتك إلى مرءوسيك، وهذا يعني أنك مسئول عن إيجاد عمل ملائم لتحقيق الأهداف.

 

هذه الاعتبارات السابقة تشكل تحديًا في عمل المشرف.

 

الموقف والصورة:

 

استخدام المدخل الإيجابي:

 

إذا كان موقفك إيجابيًا وحماسيًا فسوف ينتقل هذا الإحساس إلى من هم حولك، وسوف يستمتع الجميع بالعمل معك، والعكس عندما تكون مترددًا وغير واثق فإن ذلك سوف ينتقل إلى من حولك ويصبح موقفك سلبيًا، تذكّر أنك مراقب ممن حولك؛ لأنك "مشرف".

 

الموقف الإيجابي يضاعف الانتاجية:

 

إن هناك علاقة طردية بين الموقف الإيجابي ومضاعفة الإنتاجية وارتفاع الروح المعنوية لك ولمن حولك.

 

* الحفاظ على الإيجابية يتطلب مجهودًا:

 

تعد مهمة الإشراف من المهمات الثقيلة التي ربما تغير موقفك إلى الناحية السلبية، إن التحدي الذي يواجهك أن تبقى إيجابيًا مهما تغيرت الظروف والأحوال، حتى لو كان الذين حولك سلبيين.

 

ومن وسائل المحافظة على الإيجابية:

 

- الانشغال في التمارين الرياضية.

- مشاركة موقفك الإيجابي مع الآخرين.

- تحديد أهداف أسهل لتحقيقها.

- بَذْلُك المزيد لمساعدة الآخرين.

 

* الاهتمام بتنمية مهاراتك الشخصية:

 

يجب على المشرف ألَّا يقتصر على الاهتمام بمن حوله؛ بل يجب عليه الاهتمام بنفسه، وتنمية وتطوير مهاراته وقدراته.

 

* تكوين فريق العمل المثالي:

 

إن مهمة الإشراف مهمة قيادية، وبالتالي فالمشرف قائد يستشرف صناعة المستقبل لامتلاكه رأسًا مليئًا بالأفكار الجديدة، ولا ينصب اهتمام المشرف "القائد" على المنتجات؛ بل أيضًا على الأشخاص.

 

* وسائل التطوير الذاتي:

 

يجب أن يحرص المشرف على جعل العمل اليومي بمثابة فصل دراسي مستمر مثل:

- حضور الدورات التدريبية وورش العمل والندوات.

- ابتكار المشروعات الجماعية للتدريب المتبادل.

- زيارة مواقع العملاء.

- قراءة الكتب والمجلات والتقارير العملية.

 

* افرض سلطتك:

 

هناك أمور تساعدك على اكتساب احترام الآخرين، وهي:

1. خبرتك بعملك.

2. اتخاذ الإجراء اللازم.

3. التعامل بعدالة مع أفراد الفريق.

 

* صفات تساعد على بناء موقفك كمشرف:

 

1. التعارف المتبادل: التعارف المتبادل بين المشرف ومرءوسية يزيد من التعاون بينهم.

2. قابل كل فرد من أفراد فريقك: المقابلات الانفرادية مع مرءوسيك يزيد من التواصل بينكم.

3. تعرف على القادة غير الرسميين: عليك الاستفادة القصوى من المرءوسين (القادة) الذين يملكون التأثير.

4. قم بالمرور على أفراد الفريق: التجول على أفراد فريقك وهم على رأس العمل يزيد من معرفتك بمجريات الأمور.

5. خفض الفروقات بينك وبين الفريق: اكسر الحواجز بينك وبين الفريق، وأشعرهم بأنك لست مختلفًا عنهم.

6. استخدام المدخل الإيجابي: عبر عن نيتك واعتقادك بأن النجاح هو حصيلة تعاونك مع فريقك.

7. ابدأ بالأمور الصغيرة: افرض سلطتك على الأمور السهلة ثم الصعبة تدريجيًا؛ حتى تحصل على القبول.

 

* مصادر القوة التي تمارسها كمشرف:

 

1. قوة الشخصية: وهي بمثابة الصفات والقدرات والمهارات.

2. قوة السلطة: وهي القوة التي تنبعث من المنصب ومرتبطة به.

3. قوة الخبرة: وهي معرفة الأساليب والطرق لتنفيذ الأعمال إضافة إلى المعلومات.

 

* اظهر بصورة قوية:

 

على المشرف أن يظهر أمام مرءوسية بصورة الواثق الممسك بزمام الأمور، وأن العمل يسير قدمًا، وأن القرارات تُتخذ بشكل ملائم.

1. الظهور بمظهر لائق.

2. تحرك بنشاط وحيوية.

3. شارك بالأحاديث الطريفة.

4. اتخذ القرارات بثقة.

5. عالج المشاكل بهدوء.

6. أظهر القدرة على الاتصال بالإدارة لزيادة أمنهم.

7. اتخذْ مواقف إيجابية.

 

* قلّلْ من استخدام قوة المنصب:

 

تُعدّ قوة المنصب امتيازًا مؤقتًا يزول بزوال المنصب؛ لذا، عند تعيينك كمشرف تذكر أن قوة المنصب والشخصية لم تتكون بعد؛ لذا، استخدم قوة المنصب بحكمة.

 

* استخدم قوة خبرتك:

 

تُعدّ قوة الخبرة وسيلة لممارسة فن القيادة، وأنت كمشرف يجب عليك أن تشارك بخبراتك مع الموظفين؛ لكي تكسب احترامهم وتقديرهم.

 

* الأفعال أبلغ من الأقوال:

 

على المشرف أن يتقن الاتصالات غير اللفظية، ومنها:

1. المصافحة: المصافحة بقوة وثبات تدل على الثقة بالنفس والرغبة في الاتصال.

2. الضحكة المناسبة بشكل عام تعدّ جيدة، فيما عدا القهقهة في مجال العمل.

3. تعبيرات الوجه كحركات العين، استخدمها بالشكل الذي يجعلك مقبولًا للآخرين.

4. الوضعية الهادئة والمسترخية تدل على الخبرة، والاستعداد لمواجهة الصعاب.

5. الحركات المناسبة في المواقف المناسبة؛ لأن الإكثار من الحركات لا يريح الآخرين.

6. الاتصال البصري مع المتحدث معك تشعر باهتمامك به وبرغبتك بالاتصال.

 

* المهم أن تكون منظمًا:

 

يُعدّ التنظيم من أوليات عمل المشرف؛ بل ركيزة أساسية لنجاح عمله؛ لأن المشرف المنظم سوف يخطط ويفوض ويعمل بشكل منظم، والعكس صحيح.

 

المهارات الإنسانية:

 

* أفضل وأكفأ مشرف:

لا شك أن المشرف يعتمد على الآخرين لتنفيذ العمل؛ لأنه يدير ويقود الآخرين لغرض أداء العمل؛ فهو يقوم بوظيفة تأثيرية وذهنية.

يمكننا أن نحكم على المشرف الممتاز والسيئ من خلال خبرتنا بهذا المشرف، أو من خلال أفعاله وتصرفاته وسلوكه وكيفية اتخاذ قراراته، ولنعلم أن المشرف لا يولد ممتازًا؛ لذا، يجب إعداده لهذا المنصب.

 

* مهارات النجاح الفنية، والعلاقات الإنسانية والإدراك:

 

1. المهارات الإداركية: وهي القدرة على فهم التركيبة المعقدة للشركة بكاملها، ومكان فريق العمل بصورة شاملة، وهي خاصة بالإدارة العليا.

2. المهارات الإنسانية: وهي القدرة والحكمة في التعامل مع الأشخاص، وتتضمن فهم الحوافز وفن القيادة، وهي مهارة عامة على جميع المستويات الإدارية.

3. المهارة الفنية: وهي القدرة على استخدام الخبرة والأساليب والمعدات لإنجاز للعمل، وهي مهارة خاصة بالإدارة الوسطى، وبصورة أقوى لإدارة الإشراف التي تُعنى بتدريب وتطوير مهارات الموظفين الجدد.

 

* قائمة مهارات الإشراف:

 

- يعطي مواقف إيجابية.

- لبق في التعامل.

- يتابع العمل المفوّض.

- مصدر ثقة وعلى خلق عال.

- مستمع جيد.

- قوي الشخصية لكنه سهل التعامل.

وغيرها كثير...

 

* تكوين علاقات جيدة:

 

المشرف الناجح هو الذي يحسن بناء علاقات رائعة مع الآخرين، تتضمن العديد من القواعد السلوكية والمحافظة عليها؛ لذا، حدّد هذه القواعد السلوكية ثم أبلغها إلى فريقك، وبين بوضوح ما هي التصرفات المسموحة وغير المسموحة، ولتكن هذه الضوابط معقولة وثابتة.

 

* ستة أخطاء لا تُغتفر:

 

1. التفرقة بين العاملين لأي سبب من الأسباب، ويجب عدّ كل موظف كحالة مستقلة.

2. فقدان الثقة المتبادلة مع الموظف، وذلك بقطع الوعود ثم الحنث فيها.

3. تغيير رأيك أو موقفك بدون سبب مقنع أو وجيه.

4. عدم اتباع السياسات والإجراءات الأساسية للشركة عند التعامل مع مشاكل الموظفين.

5. فقدان المظهر الهادئ أمام الآخرين؛ لذا، يجب أن تتحكم بأعصابك حتى لا تفسد علاقاتك.

6. إقامة علاقة شخصية مع أحد مرءوسيك؛ حتى لا يؤثر على أدائك وقراراتك وسمعتك.

 

* القادة يُكَوِّنون فرق عمل ناجحة:

 

المشرف "القائد" ينجح في تكوين فرق عمل منسجمة مع بعضها، وإيجاد مناخ مناسب للعمل الجاد والمنتج، ويجعل الموظفين راغبين في بذل أقصى طاقاتهم، والتعاون مع بعضهم بصورة ناجحة.

 

* فرق العمل تنمو على مراحل:

 

المرحلة الأولى: التشكيل، تُعدّ مرحلة تجمع الأفراد في مجموعة ما، ويحرصون على التعارف فيما بينهم.

المرحلة الثانية: الصراع، وفي هذه المرحلة ينمو الفريق ببطء، وقد لا ينمو، وربما يحتمل الواقع احتمالات تدهور كبيرة.

المرحلة الثالثة: إرساء القواعد، في هذه المرحلة يبدأ الفريق بالتماسك، وحل الخلافات، فتزداد بينهم الثقة، وتتكون بينهم روابط قوية.

المرحلة الرابعة: الأداء، تتكون روح العمل الجماعي، ويصبح الفريق يعمل ذاتيًا، يقوم بحل مشكلاته وتجاوز العقبات التي تواجهه.

المرحلة الخامسة: الانتهاء، تُعدّ هذه آخر مرحلة، ُيحل فيها الفريق إذا كان محددًا بوقت زمني، أو عندما ينتهي من واجباته، أو لانضمام أفراد جدد للفريق الحالي.

 

* إرضاء رئيس العمل:

 

هنا ثلاثة مقترحات تساعدك كمشرف على تكوين علاقات جيدة مع رئيسك:

1. اربط أهداف فريقك مع أهداف الإدارة، وذلك بتوافق أهدافك مع التغيرات التي تحدث وتأتي من الإدارة العليا، وحافظ على وجود قنوات اتصال مفتوحة مع إدارتك.

2، أبلغ رئيسك بتطورات الموقف، وذلك بمشاركته الأخبار السارة، مع إخباره بالأخطاء التي حصلت، وكيف يتم معالجتها أو التخفيف من آثارها.

3. كل عضو فريق جيد، فيجب أن تحافظ على علاقات جيدة مع المديرين والمشرفين، وحاول أن تبرز رئيسك في أفضل مكان؛ لأنه يمثلك فهو يستحق منك التقدير والاحترام.

___________

المصدر: كتاب الإشراف الفعال، لتوني موجليا.